Je gegevens op orde houden is verplicht, maar het levert ook iets op

Bedrijfsgegevens actueel houden is wettelijk verplicht. Tegelijkertijd speelt het Handelsregister een rol in hoe andere partijen een onderneming beoordelen, van verzekeraars tot financiers. Marije Hovestad, directeur Dataverstrekking bij KVK, geeft tekst en uitleg.

In het Handelsregister staan de gegevens van alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland. Gemeenten raadplegen het, net als de Belastingdienst en het UWV. Ook banken, verzekeraars, leasemaatschappijen en andere zakelijke partijen baseren hun beslissingen op de informatie in het register. Het is juridisch leidend: wat in het register staat, geldt volgens de wet. Ook als een onderneming wijzigingen niet heeft doorgegeven. Maar uit onderzoek blijkt dat een op de drie ondervraagde ondernemers zich hier niet bewust van is.

Niet zomaar een databank 

Voor veel ondernemers is het Handelsregister iets waar je alleen mee te maken hebt bij de start van je bedrijf. Daarna verdwijnt het vaak naar de achtergrond. Een risico, zegt Marije Hovestad, directeur Dataverstrekking bij KVK. ‘Het Handelsregister is niet zomaar een databank, maar een officieel, openbaar en wettelijk register’, vertelt ze. ‘Wat daarin staat, beïnvloedt hoe de buitenwereld naar een onderneming kijkt.’ En die buitenwereld kijkt vaker mee dan de meeste ondernemers vermoeden.

Risico’s in de praktijk

Neem het voorbeeld van een fietsenverhuurbedrijf. De eigenaar merkt dat klanten na een lange fietstocht honger hebben. Het ondernemersbloed stroomt, en al snel richt hij een kleine keuken in en verkoopt hij ook broodjes kroket. Maar in de drukte vergeet hij zijn nieuwe bedrijfsactiviteiten toe te voegen in het Handelsregister. Hovestad: ‘Wat deze ondernemer doet, kan een logische en zelfs slimme uitbreiding zijn vanuit ondernemerschap. Maar als er brand ontstaat, loopt hij het risico dat hij niet goed verzekerd is. De voorwaarden voor een fietsenverhuurbedrijf verschillen van die voor een horecazaak. Verzekeraars gebruiken het Handelsregister bij het beoordelen van schadeclaims. Maar uit onderzoek blijkt dat 43% van de ondernemers dat niet weet.’

Gevolgen verzekeringen 

Bij een schadeclaim of een geschil kunnen verouderde gegevens dus in de weg zitten. Maar het gaat verder dan verzekeringen. Hovestad: ‘Als die ondernemer bijvoorbeeld een busje wil leasen om de kroketten rond te brengen, kijkt de leasemaatschappij naar hoe hij staat ingeschreven.’ Dat een ondernemer een nieuwe bedrijfsactiviteit niet doorgeeft, kan gevolgen hebben voor verzekering, financiering en het vertrouwen van klanten en opdrachtgevers. Niet omdat het bedrijf slecht draait, maar omdat de registratie bij KVK een ander beeld laat zien dan de praktijk.

Strategisch hulpmiddel  

Het Handelsregister wordt vaak gezien als enkel een administratieve verplichting, maar het kan ook een hulpmiddel zijn. ‘Ondernemers kunnen het register gebruiken om hun markt beter te begrijpen’, stelt Hovestad. ‘Hoeveel vergelijkbare bedrijven zijn er in de regio actief? Welke ondernemingen hebben eerder op een bepaalde locatie gezeten? Als er al mensen zijn geweest die op dezelfde plek een snackbar probeerden te openen en daar niet in slaagden, is dat iets om over na te denken.’ Dat soort informatie is openbaar beschikbaar en kan helpen bij locatiekeuzes, marktverkenning en het inschatten van kansen. 

Opbouwen zakelijk vertrouwen 

Daarnaast speelt het register een rol bij het opbouwen van zakelijk vertrouwen. Hovestad: ‘Wil je zakendoen met een nieuwe partij, dan is het verstandig om vooraf de inschrijving te controleren. Ontbrekende of afwijkende gegevens kunnen een reden zijn om extra goed op te letten. Zo draagt het Handelsregister bij aan het verkleinen van het risico op fraude en oplichting.’ Het register werkt dus twee kanten op. Het laat zien hoe anderen naar je bedrijf kijken. En het biedt jou een manier om zelf beter geïnformeerde beslissingen te nemen.

Verplichting met weinig moeite  

Ondernemers zijn wettelijk verplicht om veranderingen in hun bedrijf, zoals een nieuw adres of aangepaste activiteiten, binnen een week door te geven aan KVK. Uit het onderzoek komt naar voren dat 30% van de ondernemers eigen bedrijfsgegevens in het Handelsregister nooit controleert. ‘We adviseren ondernemers om hun gegevens minimaal een keer per jaar te controleren’, zegt Hovestad. ‘Via Mijn KVK kan dat in een paar minuten. En bij twijfels over hoe je ingeschreven moet staan: neem contact op. Daar zijn we voor.’